Gestion documentaire GED
Gestion documentaire évoluée.
Gestion documentaire avec workflows, traitements et droits d'accès en application Web
Le module GED permet de répondre à tous les besoins en matière de gestion documentaire.
Issu de nos travaux sur le travail collaboratif, il s'adapte à tous type d'organisations.
Stockage et indexation des documents bureautiques et PDF
Tous les documents sont indexés en texte plein.
Les formats pris en compte sont :
- documents Microsoft Office
- documents OpenOffice.org
- documents Acrobat PDF
- documents de tous formats textes, HTML et XML
Il est possible de prendre d'autres types de formats sur demande.
Gestion des méta-données
Il est possible de créer une liste de champs de type méta-données en fonction de vos besoins.
Les champs de méta-données permettent de conserver des informations synthétiques et structurées concernant le contenu du document.
Ils sont de plus utilisés dans le cadre de :
- recherches multi-critères
- classement automatique
- traitements automatiques
- circuits de validation ou de traitement spécifiques
Il est possible d'extraire automatiquement les méta-données sur la base de vos documents de référence.
Moteur de recherche puissant et intuitif
Le moteur de recherche intégré permet d'effectuer tous types de recherches :
- recherche dans l'ensemble des données indexées
- recherche multi-critère prenant en compte le titre, le descriptif sommaire, les mots-clés, le corps de document ou n'importe quelle autre méta-donnée
- recherche "live" permettant de visualiser les résultats de recherche au fur et à mesure de la saisie des éléments recherchée
Pré-visualisation en ligne
Les documents bureautiques, PDF et autres peuvent être pré-visualisés en ligne en format HTML. Cette fonctionnalité permet de pré-visualiser le contenu des documents sans nécessiter ni logiciel ni plug-in.
Prise en charge de données externes
Il est possible d'utiliser des sources externes pour indexer des contenus issus d'autres emplacements de stockage, sites internet ou flux RSS.
Gestion des droits
La gestion des droits, simple et performante, permet de définir les droits d'accès d'utilisateurs et groupes d'utilisateurs pour chaque élément de la base documentaire.
Workflows : circuits de circulation de documents
Chaque élément peut être pris en charge par un workflow définissant le circuit de validation ou de traitement.
Les droits de chaque utilisateurs peuvent évoluer en fonction de l'état de workflow du document.
Il est possible de définir un workflow différent pour chaque type de document et chaque dossier.
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